Tout ce que vous devez savoir sur le Système d’Archivage Électronique
Pour simplifier au maximum l’utilisation et plus particulièrement le paramétrage du système d’archivage électronique, Pineappli a fait le choix de réunir plusieurs notions clés d’un tel système.
La première d’entre-elles est la création d’un espace d’archives,
c’est à dire un espace dans lequel seront conservées un ensemble
d’archives classées selon un plan de classement, et sur lequel seront
autorisés en accès un certain nombre d’utilisateurs.
Pour cela, cliquez sur Plan de Classement dans la rubrique Archivage sur la barre de menu latérale. Ensuite, cliquez simplement sur le bouton Créer un Espace d’Archives, ce qui ouvre une boîte de dialogue dans laquelle vous pouvez saisir le nom de l’Espace d’Archives que vous souhaitez créer. Vous n’avez plus qu’à cliquer sur Enregistrer, et voilà !
Pour simplifier au maximum l’utilisation et plus particulièrement le paramétrage du système d’archivage électronique, Pineappli a fait le choix de réunir plusieurs notions clés d’un tel système.
Une fois qu’un Espace d’Archives a été créé, vous pouvez le sélectionner, si ce n’est pas déjà fait, dans la liste déroulante située à la droite du bouton Créer un Espace d’Archives. Dans la partie située en dessous, une série de boutons permet une série d’actions, dont la gestion des membres, c’est à dire des utilisateurs étant autorisés à accéder à cet Espace d’Archives ainsi que leurs habilitations sur ce dernier. Pour y accéder, cliquez sur le bouton Gérer les Membres. Cela ouvirira une boîte de dialogue vous présentant un champ de saisie vous permettant de saisir l’adresse email d’un utilisateur ou bien de sélectionner un utilisateur parmi ceux proposés dans la liste déroulante. La deuxième partie de la boîte de dialogue vous présente un tableau dans lequel vous retrouvez la liste des utilisateurs autorisés à accéder à cet Espace d’Archives, ainsi que leurs habilitations respectives. Seul un bouton Fermer est visible dans la boîte de dialogue car toutes les saisies sont enregistrées automatiquement. Si vous souhaitez retirer un utilisateur présent dans le tableau, il vous suffit de cliquer sur la petite icône poubelle dans la colone tout à droite du tableau des utilisateurs membres.
Pour simplifier au maximum l’utilisation et plus particulièrement le paramétrage du système d’archivage électronique, Pineappli a fait le choix de réunir plusieurs notions clés d’un tel système.
La gestion des habilitations des utilisateurs membres d’un Espace
d’Archives se fait sur la même boîte de dialogue que celle pour affecter
des utilisateurs à un Espace d’Archives. Pour y accéder, sélectionner si
ce n’est pas déjà fait l’Espace d’Archives concerné dans la liste
déroulante située à la droite du bouton Créer un Espace
d’Archives. Dans la partie située en dessous, une série de boutons
permet une série d’actions, dont la gestion des membres, c’est à dire
des utilisateurs étant autorisés à accéder à cet Espace d’Archives ainsi
que leurs habilitations sur ce dernier. Pour y accéder, cliquer sur le
bouton Gérer les Membres, ce qui ouvira une
boîte de dialogue dans laquelle vous trouverez un tableau présentant la
liste des utilisateurs membres, ainsi que leurs habilitations
respectives. Pour modifier ces habilitations, il vous suffit simplement
de cliquer sur les icônes représentant un rond noir ou bien un
coche orange. Un rond noir signifie que l’utilsateur
membre ne dispose pas du droit correspondant à la colonne dans laquelle
se trouve l’icône, une coche orange signifie qu’il en
dispose.
La boîte de dialogue ne comporte qu’un bouton Fermer car chaque clique sur une icône est automatiquement sauvegardé.
Pour simplifier au maximum l’utilisation et plus particulièrement le paramétrage du système d’archivage électronique, Pineappli a fait le choix de réunir plusieurs notions clés d’un tel système.
Le Plan de Classement et le Tableau de Gestion sont deux notions intimement liée que Pineappli à fait le choix de regrouper dans une même interface. Pour accéder au Plan de Classement et au Tableau de Gestion d’un Espace d’Archives, sélectionnez le, si ce n’est pas déjà fait, dans la liste déroulante située à droite du bouton Créer un Espace d’Archives. Une fois sélectionné, l’interface affichée en dessous se décompose en trois parties distinctes.
On retrouve ainsi une partie (1) contenant des
boutons correspondants aux actions disponibles sur cette Espace
d’Archives, un explorateur (2) permettant de parcourir
l’ensemble des dossiers de l’arborescence de cet Espace d’Archives et
une fiche (3) intéractive correspondant au dossier
sélectionné dans l’arborescence (2).
Pour ajouter un dossier dans l’Espace d’Archives, parcourez
l’emplacement (2) où vous souhaitez le créer puis
cliquez sur Créer un Répertoire, vous n’avez
plus qu’à paramétrer les métadonnées de gestion grâce aux différents
champs dans la carte de droite (3), puis de cliquer sur
Enregistrer.
Pour éditer les métadonnées de gestion d’un dossier existant, il vous suffit de le sélectionner dans l’arborescence (2) et d’éditer les champs dans la carte de droite (3) interactive.
Pour simplifier au maximum l’utilisation du Système d’Archivage Électronique, Pineappli a créer un Tableau de Bord regroupant toutes les informations attenantes aux différents Espaces d’Archives dont vous avez la gestion. Vous y retrouverez la notion d’attestations ou encore d’élimination.
Pour accéder à l’interface vous permettant de retrouver toutes les attestations attenantes à un Espace d’Archives en particulier, il vous suffit de cliquer sur l’onglet Tableau de Bord dans la barre de menu latérale (1), puis de sélectionner l’Espace d’Archives souhaité dans la liste déroulante (2). Cliquez ensuite sur le bouton Attestations (3) parmis les boutons situés à droite de la liste déroulante. Vous pouvez sélectionner le type d’attestations que vous désirez parmis la ceux proposés dans la liste déroulante (4). Une fois sélectionné, la liste de toutes les attestations de type et de l’Espace d’Archives sélectionnés sera affichée. Pour chacune d’entre-elles vous avez la possibilité de la Télécharger (5) ou bien d’ouvir un Aperçu (5) dans la visionneuse Pineappli.
Comme pour la majeures parties des fonctionnalités directement accessibles depuis un fichier, il est possible d’y accéder via un menu que l’on affiche au clique sur les … en haut à droite d’un carte de fichier.
Ce menu vous donne accès à accès à une option Geler qui permet d’appliquer un gel sur l’archive concernée. Cette option est soumise à une habilitation dédiée et peut ne pas être visible si vous n’avez pas cette habilitation.
Cette option est disponible également sur un dossier, de la même manière que pour un fichier, cette option en disponible en accédant au menu contextuel du dossier en cliquant sur les … en haut à droite de la carte du dossier.
Si vous avez opté pour l’affichage en liste, vous pouvez accéder à cette option en cliquant sur les … disponibles pour chaque ligne dans la colonne tout à droite du tableau.
Comme pour la majeures parties des fonctionnalités directement accessibles depuis un fichier, il est possible d’y accéder via un menu que l’on affiche au clique sur les … en haut à droite d’un carte de fichier.
Ce menu contextuel vous donne la possiblité de
Dupliquer ou
Reclasser une archive. Lorsque vous cliquez
sur l’une de ces deux options, une boîte de dialogue intégrant
l’explorateur des Espaces d’Archives s’ouvre pour vous permettre de
sélectionner la destination vers laquelle vous souhaitez
dupliquer ou reclasser une archive.
L’option Reclasser est disponible si vous
êtes habilité à supprimer une archive dans l’Espace d’Archives source,
et si vous avez le droit de verser dans l’Espace d’Archives de
destination.
L’option Dupliquer est disponible si vous avez le droit de télécharger dans l’Espace d’Archives source, et le droit de verser dans l’Espace d’Archives de destination.
Un Espace d’Archives peut contenir un nombre important d’archives, la recherche est donc un élément clé d’un Système d’Archivage Électronique pour être exploitable et en tirer tous les bénéfices.
Chaque Espace d’Archive comporte une rubrique Recherche Avancée, masquée par défaut et comportant un certain nombre de critères permettant d’effectuer une recherche fine. Ainsi, grâce à ce bloc de recherche avancée, vous pouvez retrouver toutes les archives en attente d’un élément déclencheur (1), c’est à dire qui n’ont pas encore commencée leur décompte de temps, retrouver les archives qui seront conservée même après leur durée de conservation minimale (2), retrouver les archives faisant l’objet d’un gel (3), ou encore celles dont une suppression a été demandée par un premier administrateur archivistique (4).
Il est également possible de rechercher une archive par son nom (5), la période à laquelle elle a été versée (6), et enfin les métadonnées descriptives qui lui ont été attribuées (7).
Une série d’actions (8) vous permet de Fermer la recherche avancée, ce qui réinitialisera l’interface à son état tel qu’il était avant la recherche, de Réinitialiser les champs de la rubrique recherche avancée, et enfin Rechercher pour lancer la recherche.
Comme pour la majeures parties des fonctionnalités directement accessibles depuis un fichier, il est possible d’y accéder via un menu que l’on affiche au clique sur les … en haut à droite d’un carte de fichier.
Ce menu contextuel vous donne la possiblité d’éditer les métadonnées de gestion relative à l’archive. Pour y accéder, cliquer sur Éditer dans la rubrique Administrer. Cela ouvira une boîte de dialogue dans laquelle une série de paramètres sont réglables. Cette option n’est disponible que si vous êtes habilité à éditer dans l’Espace d’Archives.
Cette boîte de dialogue vous permet d’éditer deux types de métadonnées. Dans la partie haute les métadonnées de gestion avec la durée de conservation (1), l’attente d’un évènement (2) ou encore le sort final une fois la durée de conservation arrivée à échéance (4), et dans la partie basse les métadonnées descriptives (4). Une fois les modifications éffectuées, n’oubliez pas d’Enregistrer les modification (5) ou bien simplement Fermer si vous souhaitez abandonné les modifications.
Pour simplifier au maximum l’utilisation du Système d’Archivage Électronique, Pineappli a créer un Tableau de Bord regroupant toutes les informations attenantes aux différents Espaces d’Archives dont vous avez la gestion. Vous y retrouverez la notion d’attestations ou encore d’élimination.
Une fois que des archives arrivent à échéance, c’est à dire qu’elles ont atteint leur durée de conservation minimale, et que leur sort final est réglé à éliminer, une interface dédiée vous permet d’engager une procédure d’élimination ou de conservation définitive. Pour y accéder, il vous suffit de cliquer sur l’onglet Tableau de Bord (1) dans la rubrique Archivage dans la barre de menu latérale. Une fois cliqué, sélectionner l’Espace d’Archives souhaité parmis ceux proposés dans la liste déroulante (2), puis cliquer sur le bouton Éliminations (3) dans le groupes de boutons à droite de la liste déroulante.
Une fois l’onglet Éliminations et l’Espace
d’Archives séléctionnés, un écran vous présente une liste des archives
qui sont arrivées à échéances et qui nécessitent une action de la part
d’un administrateur archivistique. Il vous est possible d’appliquer un
des sort finaux à toutes les archives d’un seul clique grâce aux boutons
Tout Éliminer ou Tout
Conserver. Sinon, vous pouvez sélectionner le sort final
pour chaque archive échue.
Une fois les sorts finaux sélectionnés, vous pouvez Valider, ce qui déclenchera le processus d’élimination ou de conservation définitive. Si parmis la liste des archives échues certaines ont été affectée du sort final Éliminer, une signature électronique d’une Attestation de Validation d’Élimination sera déclenchée, vous devrez Finaliser la Signature pour terminer la procédure d’élimination.