Tout ce que vous devez savoir sur les Envois Sécurisés
La fonctionnalité d’Envoi Sécurisé proposée par Pineappli regorge d’options fantastiques, mais il est malgré tout possible d’envoyer un document en quelques cliques !
À partir d’un document dans votre Coffre Personnel ou dans un Espace Partagé, accédez au menu contextuel en cliquant sur les … en haut à droite d’une carte de fichier. Puis, dans la rubrique Envoyer sélectionnez Envoyer par Pineappli. Cela vous conduira sur le formulaire d’envoi sécurisé. Celui-ci est pré rempli, avec un nom pré défini, une validé par défault à 7 jours et un nombre de consultation maximale par défaut de 3. Il ne vous reste qu’à sélectionner les destinataires dans la dernière rubrique Configurer les Utilisateurs, en leur laissant ou non la possiblité de télécharger le ou les document(s) que vous envoyez. Il ne vous reste qu’à cliquer sur Envoyer et le tour est joué !
Un simple clique sur les … en haut à droite, puis sur Envoyer avec Pineappli dans la rubrique Envoyer vous dirige vers le formulaire de création d’un Envoi tout en pré remplissant la rubrique Sélectionner un ou plusieurs fichier(s).
En vous rendant directement sur le formulaire de création d’un Envoi, la première rubrique Sélectionner un plusieurs fichier(s) vous permet de sélectionner des documents depuis Pineappli ou depuis votre ordinateur.
La rubrique Sélectionner un ou plusieurs fichier(s) permet plusieurs options concernant la sélection des documents à envoyer:
La rubrique Configurer votre transfert vous permet d’ajuster les modalités de l’envoi sécurisé que vous vous apprêtez à réaliser. Tous ces paramètres comportent des valeurs par défaut, on y retrouve:
Toujours dans la rubrique Configuer votre transfert, vous avez également la possibilité d’agrémenter l’envoi que vous vous apprêtez à réaliser d’un message qui sera visible dans le corps de l’email envoyé au(x) destinataire(s). Pour cela, cliquez sur le chevron (1) à droite de la rubrique Ajouter un Message puis saisissez le contenu de votre message dans la zone de saisie (2) prévue à cet effet.
L’envoi simple est le type d’envoi sécurisé sélectionné par défaut. Ce type d’envoi sécurisé ne nécessite aucune action particulière de la part du ou des destinataire(s), au delà de la lecture ou du téléchargement du ou des document(s) contenu(s) dans cet envoi.
L’envoi sécurisé avec Accusé de Réception se comporte comme un courrier recommandé, le ou les destinataire(s) l’ayant reçu atteste de la réception de l’envoi sécurisé, ou bien la refuse.
L’Envoi Sécurisé avec Validation se comporte comme un signature simple, c’est à dire que le ou les destinataire(s) doivent valider ou décliner le contenu du ou des document(s) inclu(s) dans ce type d’Envoi Sécurisé, le ou les destinataire(s) ne pourront pas contester leur réponse a posteriori.
La rubrique Configurer les utilisateurs vous permet de sélectionner le ou les destinataire(s) de votre Envoi Sécurisé grâce à une barre de recherche (1) qui suggéra dans un liste déroulante les autres utilisateurs Pineappli de votre Domaine, mais dans laquelle vous pouvez également saisir n’importe quelle adresse email. L’option Autoriser le téléchargement pour tout le monde (2) n’est visible qu’à partir de deux destinataires ou plus, elle permet d’appliquer l’option de téléchargement (désactivée par défaut) à tous les destinataires en un seul clique. Enfin la liste des destiataires de votre Envoi Sécurisé que vous êtes en train de réaliser apparaît sous la forme d’un tableau (3) sur lequel se trouve un croix rouge à chaque ligne pour retirer un destinataire, ainsi qu’un bouton radio pour autoriser ou non le téléchargement à un destinataire.
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Une fois que vous avez envoyer de manière sécuriée des documents à travers Pineappli, vous pourrez suivre l’évolution de celui-ci à l’aide d’une interface dédiée et disponible dans l’onglet Suivi Documents Envoyés sur la barre de menu latérale.
Sur cette page, retrouvez la liste de tous les envois que vous avez créer. Dans la colonne Détails appuyez sur les chevrons pour dérouler un ou plusieurs envois et en visualiser le détails. Le détails comporte une liste d’encart regroupant les informations et les actions spécifiques de chaque destinataire. S’il s’agit d’un envoi avec Accusé Réception ou avec Validation, un indicateur (1) vous permettra de connaître si le destinataire à accepté/refusé ou bien validé/décliné votre envoi et les documents qu’il contient. Juste en dessous (2) seront affichés les éventuels commentaires que le destinataire aurait laissé à la consultation de cet envoi sécurisé. Vous pourrez immédiatement constater le nombre de fois où cet envoi sécurisé a été consulté, c’est à dire le nombre de fois ou il a été ouvert (3), si ce destinataire est autorisé à télécharger les documents ou non (4). Si ce destinataire est autorisé à télécharger les documents que vous avez envoyer de manière sécurisé, vous pouvez connaître, pour chacun d’entre-eux, s’ils ont été ou non téléchargé et à quelle date (6). Enfin vous pourrez également savoir combien de fois chaque document a été consulté, c’est à dire ouvert avec la visionneuse de Pineappli (5).
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Que vous ayiez un compte Pineappli ou non, dès lors qu’un utilisateur vous enverra un ou plusieurs documents de manière sécurisée, vous pourrez recevoir un email de cette forme.
Pour accéder au(x) document(s) que l’on vous a envoyé à travers Pineappli, il vous suffit de cliquer sur le bouton Consulter dans l’email.
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Lorsque vous disposez d’un compte Pineappli et qu’un utilisateur Pineappli vous envoi des documents de manière sécurisée, vous pourrez voir apparaître une notification dans votre centre de notification accessible au clique sur la cloche située en haut à droite de la barre d’entête de l’application Pineappli, juste aux côté de vos initiales.
Pour accéder au(x) document(s) que l’on vous a envoyé à travers Pineappli, il vous suffit de cliquer sur la notification en question.
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À la réception d’un Envoi Simple, plusieurs possibilités vous sont offertes. Vous pouvez consulter les documents envoyés, à condition que leurs formats soient supportés par la visionneuse Pineappli. Si vous avez été autorisé à télécharger les documents de cet envoi, vous avez deux options :
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À la réception d’un Envoi avec Accusé Réception, vous disposez des mêmes options qu’un Envoi Simple concernant le ou les document(s) qui s’y trouvent, mais vous devrez également Accepter ou Refuser cet envoi.
Pour accusé réception d’un envoi, il vous suffit de cliquer sur Accepter l’Envoi dans l’encart à droite de la fenêtre. Attention, une fois que vous avez cliquer sur ce bouton vous ne serez plus en mesure d’accéder à cet envoi.
Pour refuser un envoi, il vous suffir de cliquer sur le bouton Refuser l’Envoi dans l’encart à droite de la fenêtre. Une boite de dialogue s’ouvrira pour vous demander de saisir la raison pour laquelle vous refusez cet envoi. La saisie de cette raison est obligatoire pour refuser un envoi. Attention, une fois que vous avez cliquer sur ce bouton vous ne serez plus en mesure d’accéder à cet envoi.
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L’Envoi avec Validation est un envoi dont la vocation est la validation du contenu ou des document(s) qu’il contient. C’est pour cela que bien souvent, le ou les document(s) qu’il contient ne soient pas en mesure d’être téléchargé(s) ou sauvegardé(s) dans votre Coffre Personnel.
Pour valider le contenu du ou des documents d’un envoi avec validation, vous devez visualiser l’intégralité chaque document dans la visionneuse Pineappli pour pouvoir répondre à cet envoi. Une fois que tous les documents auront été visualisés, il vous suffit de cliquer sur Valider dans l’encart à droite de la fenêtre. Attention, une fois que vous avez cliquer sur ce bouton vous ne serez plus en mesure d’accéder à cet envoi.
Pour valider le contenu du ou des documents d’un envoi avec validation, vous devez visualiser l’intégralité chaque document dans la visionneuse Pineappli pour pouvoir répondre à cet envoi. Une fois que tous les documents auront été visualisés, il vous suffit de cliquer sur Décliner dans l’encart à droite de la fenêtre. Cette action ouvrira une boîte de dialogue vous demandant de sairir la raison pour laquelle vous déclinez cet envoi. La saisie de cette raison est obligatoire pour décliner un envoi Attention, une fois que vous avez cliquer sur ce bouton vous ne serez plus en mesure d’accéder à cet envoi.