Tout ce que vous devez savoir sur la Conservation
La Conservation regroupent trois fonctionnalités distinctes mais prochent dans leur fonctionnement respectif: + Le Coffre Personnel + Les Espaces Partagés + Les Coffres de Dépôt
Le Coffre Personnel et les Espaces Partagés sont visuellement très
similaires, et offrent les mêmes fonctionnalités concernant les dossiers
et les fichiers qui s’y trouvent.
Les Espaces Partagés ajoutent une notion d’utilisateurs membres auxquels
sont affectés des droits.
Les Coffres de Dépôts sont visuellement proches d’un Coffre Personnel ou
d’un Espace Partagé mais n’offre que des fonctionnalités volontairement
limitées.
Il existe deux méthodes vous permettant d’ajouter un ou plusieur fichier(s) dans un Espace Partagé ou dans votre Coffre Personnel.
Il suffit de sélectionner un ou plusieurs fichiers et de les faire glisser vers votre coffre personnel ou un espace partagé affiché dans votre navigateur web.
Sur l’entête de la catégorie nommée Fichiers, se trouve le bouton Déposer. Lorsque vous cliquez dessus, l’explorateur de fichier de votre ordinateur s’affiche, à partir duquel vous pouvez sélectionner un ou plusieur fichier(s) à ajouter.
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Pour créer un dossier, il suffit d’utiliser le bouton Créer se trouvant dans l’entête de la catégorie Dossiers. Au clique, un boîte de dialogue s’ouvre permettant de saisir le nom du dossier à créer.
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Comme pour la majeures parties des fonctionnalités directement accessibles depuis un fichier, il est possible d’y accéder via un menu que l’on affiche au clique sur les … en haut à droite d’un carte de fichier.
Ce menu vous donne accès à deux options
Copier ou Déplacer
dans la rubrique Éditer. Un clique sur l’une
de ces deux options ouvrira l’explorateur Pineappli vous permettant de
sélectionner la destination de votre choix. Cette destination peut-être
dans le même espace, ou bien un autre à condition que vous disposiez des
droits nécessaires. Vous pouvez également copier ou déplacer un fichier
depuis un Espace Partagé vers votre Coffre Personnel et vis versa.
Si vous avez choisi d’afficher vos documents en liste, retrouvez les … tout à droite du tableau.
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Selon que vous deviez partager un document avec un utilisateur
Pineappli ou un autre, deux options s’offrent à vous. S’il s’agit d’une
personne ne disposant pas de compte Pineappli, mais avec qui vous
souhaitez partager un document tout en conservant la sécurité Pineappli,
vous avez recours aux envois
sécurisés.
Dans le cas où vous souhaitez partager des documents avec un ou plusieurs utilisateurs Pineappli, comme avec vos collaborateurs par exemple, il vous suffit de créer un Espace Partagé disponible dans la catégorie Partagés avec moi, juste en dessous de celle contenant votre Coffre Personnel.
Il vous suffit simplement de cliquer sur le bouton
Créer dans l’entête de la catégorie
Partagés avec moi. Cela ouvrira une boîte de
dialogue dans laquelle se trouve un premier champ de saisie ou vous
devez indiquer le nom de l’Espace Partagé que vous souhaitez créer. Un
second champ de saisi vous offre la possiblité d’entrer une adresse
email correspondante à celle d’un utilisateur Pineappli, ou de
sélectionner parmis celles proposer dans la liste déroulante. Cette
liste déroulante apparaît automatiquement lorsque vous cliquez sur ce
second champ.
Dès lors que vous avez sélectionner une adresse email, un trableau au
centre de la carte vous permet d’attribuer des habilitations que
l’utilisateur associé à cette adresse email aura une fois l’Espace
Partagé créé. Ces habilitations sont modifiables à tout moment même
après la création de l’Espace Partagé.
Il ne vous reste plus qu’à cliquer sur Sauvegarder en bas à droite de la boîte de dialogue et le tour est joué !
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Pineappli dispose d’un outil d’édition en ligne disponible depuis
votre Coffre Personnel, ou depuis un Espace Partagé. Cet outil supporte
la plupart des formats traditionnel Office ou encore Open
Document. Comme pour les autres fonctionnalités disponibles
directement aux côtés de chaque fichier, il vous suffit de cliquer sur
les … en haut à droite d’une carte de
fichier.
Il vous suffit alors simplement de cliquer sur Ouvrir dans la rubrique Éditer. Cela ouvrira un nouvel onglet dans lequel le document que vous souhaitez éditer s’ouvrira, en mode édition en ligne.
Si vous avez choisi d’afficher vos documents en liste, retrouvez les … tout à droite du tableau.
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Il est possible d’éditer simultanément un document, en le plaçant dans un Espace Partagé. Tous les utilisateurs membres de cet Espace Partagé pourront travailler sur les documents qui s’y trouvent.
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Pour garantir une sécurité maximale même lorsque l’on vous transmet des documents, Pineappli a prévu un mécanisme appelé Coffre de Dépôt. Il s’apparente à un Espace Partagé à l’exception que l’on ne peut y déposer que des fichiers, il n’y a pas de notion de dossier, et que cet espace ne comporte que deux membres, à savoir vous et un utilisateur invité. Seul l’utilisateur invité peut y déposer des documents que vous pouvez télécharger ou sauvegarder dans votre coffre. Si vous souhaitez transmettre des documents à un utilisateur invité, vous devez privilégier les Envois Sécurisés.
Pour créer un Coffre de Dépôt, rendez-vous sur
l’onglet Dépôt sur la barre de menu latérale.
Une fois la page affichée, aux côté da la barre de recherche se trouve
le bouton Ajouter, qui, au clique, affichera
une boîte de dialogue vous demandant de saisir éventuellent le nom du
Coffre de Dépôt que vous souhaitez créer dans un premier champ de
saisie, suivi d’un second champs de saisie ou vous devez renseigner
l’adresse email de l’utilisateur invité.
Une fois enregistré, la création de ce Coffre de Dépôt entraînera l’envoi d’un email à l’utilisateur invité tel que celui ci-dessous. Le lien n’est valable que 7 jours, et il est à usage unique. Cela signifie que l’utilisateur recevant cet email à 7 jour pour cliquer dessus et ne pourra plus cliquer dessus à nouveau dès que ce lien aura été utilisé.
Une fois que l’utilisateur invité à déposer un ou plusieurs
document(s), rendez-vous le Coffre précédemment créer. Vous pourrez y
trouver une catégorie Fichiers qui, pour
chaque document, offre une série de fonctionnalité présentées de la même
manière que dans votre Coffre Personnel ou bien dans un Espace Partagé,
c’est à dire au clique sur les … en haut à
droite de chaque carte de fichier.
Vous avez également la possibilité de sauvegarder l’ensemble des documents présents dans ce Coffre de Dépôt dans votre Coffre Personnel.
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Selon vos préférences et pour un confort de lecture optimale, Pineappli offre la possbilité de paramétrer la manière dont vous souhaitez agencer vos fichiers et vos dossiers, avec un affichage en grille ou bien en liste. Pour modifier cette disposition, il vous suffit de cliquer sur l’une ou l’autre des icônes situées tout à droite des entêtes des catégories Fichiers ou Dossiers. Ces préferences sont sauvegardées.
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Pour un confort d’utilisation otpimal, Pineappli offre des fonctionnalités de tri sur vos fichiers ou sur vos dossiers. Vous pouvez ainsi organiser vos fichiers ou vos dossiers par Taille, Nom, Date de Création ou encore Date de Modication par ordre croissant ou bien décroissant.
Sur ce mode d’affichage, et lorsque la taille de l’écran le permet, vous pouvez sélectionner vos options de tri selon deux listes déroulantes intitulées Trier par, en dessous de l’entête des catégories Fichiers ou Dossiers.
Sur ce mode d’affichage, les options de tri sont disponibles simplement en cliquant sur les noms des colonnes supportant le tri par ordre croissant ou décroissant. Cliquez deux fois pour agir sur le mode croissant ou décroissant.
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Pineappli vous offre la possibilité de taguer un fichier ou un
dossier à l’aide de 4 couleurs: rouge, vert, bleu ou jaune. Comme pour
les autres fonctionnalités disponibles directement aux côtés de chaque
fichier, il vous suffit de cliquer sur les …
en haut à droite d’une carte de fichier.
En bas du menu contextuel, vous pouvez sélectionner parmis 4 couleurs
représentés par de petis blasons. Celui gris noir tout à gauche
permet de retirer le tag.
Si vous avez choisi d’afficher vos documents en liste, retrouvez les
… tout à droite du tableau.
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Si vous utilisez très fréquemment un dossier et que vous souhaitez y
accéder rapidement, Pineappli propose d’épingler n’importe que dossier,
qu’il se trouve dans votre Coffre Personnel ou un Espace Partagé, de
manière à le retrouver dans la barre de menu latérale sous la rubrique
Épinglés.
Vous devez pour cela cliquer sur les … en haut à droite d’une carte de dossier, ou bien au bout de la ligne dans le tableau si vous avez choisi le mode d’affichage en liste. Une fois le menu contextuel affiché, vous pouvez cliquer sur la fonction Épingler pour mettre le dossier en favori. Cliquez à nouveau dessus pour annuler l’opération.